用 NotebookLM 管理客戶提案歷史，六個月後你會謝謝自己

你準備一個老客戶的新提案，腦袋裡隱約記得他上次對某個方向有反應，但你想不起來是哪次會議說的，也不知道當時的提案放在哪裡。

你開始翻 email、翻資料夾、翻舊簡報。翻了二十分鐘，找到了，但你已經不記得當時為什麼沒有往那個方向走。

這種時間就這樣消失了。

你不是沒有資料，你有。問題是這些資料散落在各個地方，而且沒有辦法問它們問題。

提案歷史是你最沒有好好用的資產

每一次提案都留下了東西。客戶當時說了什麼、哪個切角讓他有反應、他最後為什麼沒決定、這次跟上次的差異在哪裡。這些東西比任何市場調查都精準，因為它是你跟這個具體的客戶真實互動過的紀錄。

問題是它們分散在三個地方：你的信箱、你的雲端硬碟、你的記憶。

信箱可以搜尋，但你要記得關鍵字。雲端硬碟可以翻，但資料夾一多就找不到。你的記憶會模糊，而且你沒辦法問你的記憶一個問題然後等它給你答案。

把這些東西放進 NotebookLM，你就可以問它們問題了。

不要把所有客戶的資料混在一起。一個客戶建一個筆記本，這樣你問問題的時候，它找的範圍是對的，不會把 A 客戶說的話混進 B 客戶的回答裡。

筆記本的名稱直接用客戶名稱或代號，進去一眼就知道是誰。

不需要整理格式，直接上傳。

能放的東西：過去的提案簡報、會議後寫的重點記錄、客戶的反饋信件、你自己對這個客戶的觀察筆記。

上傳時在文件名稱標注時間，例如「2025Q2_首次提案」「2025Q4_第二次提案_未成交」。NotebookLM 會把文件名稱也當成資訊，之後問它「最近一次的提案是什麼時候」它會更容易找到正確的文件。

文件格式以能被文字選取的 PDF 或 Google Docs 最穩定。掃描版的圖片 PDF 它讀起來比較吃力，能轉換就先轉換。

筆記本建好之後，下次準備提案前，先問它幾個問題，再開始寫新提案。

幾個實用的問法：

「這個客戶在歷史對話裡，對哪類方案的反應比較正面？」

「我們之前提過哪些方向最後沒有推進，當時記錄的原因是什麼？」

「這個客戶最常提到的顧慮是什麼？」

「上次提案 and 這次情況有什麼不同？」

它給你的答案會附上來源——是哪份文件、哪個段落說的。你可以點進去確認，不用擔心它亂說。

這一步很多人會跳過，但它是整個系統能不能越來越值錢的關鍵。

提案結束後，趁記憶還新鮮，花五分鐘把這次的結果打下來：客戶的反應是什麼、有沒有提到新的顧慮、這次成交或沒成交的原因你怎麼判斷。存成一個文字檔，上傳進去。

三個月後，這份筆記本裡有六次提案的完整歷史。你對這個客戶的理解，會比任何新進的業務都深。六個月後，你問它「這個客戶做決定之前通常需要什麼」，它給你的答案是從六次真實互動裡整理出來的，不是猜的。

很多人的提案歷史就這樣消失了。換工作的時候帶不走，時間久了自己也忘了，下一個接手的人從零開始。

你現在手上應該已經有幾個老客戶的歷史資料了。先挑一個，花三十分鐘把文件整理好上傳進去，問它第一個問題。

你就會知道這件事值得做。